Entre la téléphonie fixe, la téléphonie mobile ou encore les accès internet, les télécommunications dans leur globalité représentent un poste de dépenses non négligeable en entreprise. Les outils de TEM (Telecom Expense Management), peuvent répondre à plusieurs enjeux, décrits dans notre article Pilot Telecom : un outil de Gestion Financière des Télécoms, pour quoi faire ? Nous allons nous concentrer ici sur la manière dont ils permettent de réaliser des économies, à bien des égards.

Gain de temps dans le pilotage des télécoms

Un des principaux intérêts d’un outil tel que Pilot Telecom est de pouvoir piloter plus finement le parc de télécommunications au travers notamment :

• du suivi des équipements du parc ou encore des différentes lignes, via le module « inventaire »
• du suivi des factures automatiquement importées, et de leur comparaison avec un BPU préalablement défini
• du suivi des consommations
• la génération de rapports automatiques, et personnalisables
• du suivi des contestations
• …

En effet, Pilot Telecom se veut être un véritable « observatoire » des télécoms, avec une interface de « tableau de bord ». Il pourra en cela remplacer ce qui prend la forme, dans nombre de cas, d’un fichier Excel de suivi, mis à jour et manipulé « à la main ».

 

Cartographie des usages et besoins

Le « profiling » peut également permettre d’orienter les choix en matière de télécommunications. En effet, l’on pourra par exemple constater en quelques clics que les abonnements en cours sont surdimensionnés, ou alors pas adaptés au besoin réel. Des ajustements pourront alors être réalisés.

La cartographie pourra en effet porter sur des groupes définis comme un service, ou encore une agence géographique. Cette fonction peut s’avérer pertinente dans le cadre d’un groupement de commandes ou encore pour imputer des coûts à un centre de service.

Cette fonction de cartographie répond donc totalement à une logique d’optimisation financière.

Mise en place d’alertes

Pilot Telecom dispose d’un module dédié aux alertes qui permet de configurer l’outil afin que des comportements définis comme « anormaux » engendrent des alertes automatiques.

Ces alertes pourront par exemple porter sur : des consommations hors-forfait, des facturations sur un numéro spécial, des consommations à l’étranger…

Des contacts identifiés recevront alors les alertes par mail, et cela permettra d’ajustements les comportements identifiés si nécessaire.

Gestion des régularisations

Aujourd’hui, près de 80% des factures de télécommunications ne seraient pas vérifiées en interne. Or, des études ont montré que jusqu’à 15% des frais seraient erronés.

La fonction de gestion des régularisations présente dans Pilot Telecom permet d’intégrer la facture dès sa mise à disposition par les opérateurs, et de la comparer avec un BPU renseigné. Dès lors qu’une anomalie est repérée, Pilot Telecom peut alors procéder au suivi de cette régularisation en attribuant un statut depuis la contestation, jusqu’à la régularisation. L’identification, ainsi que le suivi en sont donc facilités.